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LINE予約システムの作り方｜予約変更・キャンセルまで考えた受付設計

LINE予約システムの作り方を、受付方式の選び方から予約条件、変更・キャンセルの窓口、自動返信、運用前のテストまで解説。店舗の受付ルールに合わせた設計手順を紹介します。

LINE予約システムの作り方では、予約を受け付ける機能だけでなく、その後の変更・キャンセルをどこで受け、どう返信するかまで決めることが大切です。受付方式を選び、予約条件と変更・キャンセルの窓口を一続きで設計すれば、利用者にもスタッフにも分かりやすい運用にできます。

この記事では、LINE公式アカウントでの手動受付、フォーム、外部予約システムの違いを整理し、設定から運用開始前の確認まで解説します。画面や連携機能はサービスごとに異なるため、ここでは店舗側で決めるべき受付ルールを中心に紹介します。

LINE予約システムは受付後の連絡まで設計する

予約受付後の流れ

LINEから予約希望を受け取れても、希望日時が空いているかを確認して確定を返信するのか、自動で予約が確定するのかが利用者に伝わらなければ、受付が完了したと思い込まれることがあります。まず「希望を受け取った段階」と「予約が確定した段階」を分けて扱います。

たとえば、スタッフが空き枠を確認してから確定する店舗なら、受付返信では「希望を受け付けました」と伝え、確定後に日時をあらためて案内します。利用者には、予約変更とキャンセルの連絡先も同じタイミングで示しておくと、予約後に連絡先を探す手間を減らせます。

設計の基本

予約受付、変更、キャンセルの窓口をそれぞれ決めます。受付完了と予約確定の違いを返信文に明記し、予約枠を管理する担当者も決めておきましょう。

LINE予約の方式を選ぶ

受付方法を選ぶ

方式は、スタッフがLINEのトークで受け付ける方法、Googleフォームなどのフォームを使う方法、外部の予約システムを利用する方法に分けられます。予約件数が少なく、スタッフが営業時間内に返信できるなら手動受付も選択肢です。一方、予約枠をシステムで管理したい場合は、外部サービスの機能と連携条件を比較します。

LINE公式アカウントで受け付ける場合

LINEヤフーの「LINEで予約」は飲食店を対象としたサービスで、即時予約やトーク経由の予約に対応しています。利用には予約サービスとの連携が必要で、連携は連携サービス側の管理画面から行います。LINE公式アカウントだけで利用できる機能ではないため、飲食店以外の店舗や、連携先が未決定の段階では別方式も検討してください。

フォーム・外部予約システムを使う場合

フォームでは、希望日時や連絡先などを項目に沿って入力してもらいます。予約システムでは予約枠の管理や通知など、店舗で必要な機能が利用できるかを見比べます。STORES予約はLINEミニアプリ連携により、予約受付、予約完了通知、リマインド通知、日程変更、キャンセルをLINEから行えると案内しています。申請は管理画面の サイト設定 ＞ サイト設定（予約） ＞ LINEミニアプリ連携 から進めます。

RESERVAのLINE連携は月額3,300円（税込）で、予約完了・リマインド・キャンセル完了通知をLINEに送信できます。公式案内で挙げられている対象予約タイプは、サービス提供、スクール・アクティビティ、イベント・セミナー、施設予約、宿泊施設です。自店の予約タイプが対象に含まれるかも判断材料になります。

LINE公式アカウントの料金プランは、コミュニケーションプランが月額0円・200通、ライトプランが月額5,000円・5,000通、スタンダードプランが月額15,000円・30,000通です。いずれも税別です。LINEチャットの送受信と応答メッセージは、メッセージ通数の課金対象外です。

自作する方法としてLINE DevelopersやGoogle Apps Script（GAS）を使う選択肢もあります。ただし、作成・保守に必要な作業は構成によって異なります。料金や無料で使える範囲、利用条件は各サービスの最新の公式案内で確かめてから選びましょう。

受付前に予約条件と必要項目を決める

受付条件を整理

フォームを用意する前に、予約メニュー、希望日時、連絡先など、予約を判断するために必要な情報を決めます。たとえば、メニューごとに所要時間や受け入れ人数が違う店舗では、メニューを選んだ後に希望日時を入力してもらう設計が考えられます。項目を増やしすぎず、予約の確認に使わない情報は入力欄に含めないのが基本です。

次に、予約枠を誰が管理するか、受付内容をどの担当者が確認するかを決めます。店舗スタッフが紙の予約台帳を使っているなら、LINEからの予約も台帳へ記録する担当とタイミングを明確にします。複数人が対応する場合は、予約内容を共有する場所を一つに寄せ、トークやメールに情報が散らばらない手順にします。

  • 予約メニューと選択肢
  • 希望日時と、日時を確定する担当者
  • 予約者の氏名・連絡先など、確認に使う入力項目
  • 受付後の返信方法と、返信を行う担当者
  • 変更・キャンセルの受付窓口と予約枠の更新方法
項目を決める基準

その項目がないと予約の確認や連絡ができないか、という基準で入力欄を選びます。空き枠の確認をスタッフが行う場合は、予約希望を受け取る担当と確定を返信する担当も分けて記載します。

LINE予約システムの作り方と設定手順

作成から案内まで

作成は、LINE公式アカウントを準備し、受付フォームまたは予約システムを用意してから、利用者がそこへ進める導線を設定する順で進めます。先に受付ルールを決めておけば、フォームの項目や予約システムに必要な機能を選びやすくなります。

  • LINE公式アカウントを用意し、利用する受付方式を決める
  • フォームまたは外部予約システムに、決定したメニュー・項目・予約条件を設定する
  • リッチメニューやメッセージから受付ページへ進める導線を作る
  • 予約受付、変更、キャンセルの案内文を用意する
  • 利用者の操作を想定して、各導線と返信をテストする

LINE公式アカウントのリッチメニューは、管理画面の リッチメニュー から作成し、テンプレート・画像・タップ時のアクションを設定できます。「予約する」「予約の変更・キャンセル」など、利用者が次に取る行動を分けて配置すると、受付後の窓口も見つけやすくなります。

リッチメニューの背景画像はJPG・JPEG・PNG形式で、ファイルサイズは1MB以下です。画像サイズは2500×1686pxまたは2500×843pxです。画像を準備するときは、形式・容量・サイズの条件を外さないようにします。

「LINEで予約」を利用する場合は、予約サービスとの連携が完了したアカウントであることが前提です。連携前のアカウントでは利用できません。LINE DevelopersやGASを使って自作する場合は、必要な連携・設定の範囲を先に絞り、公開前に実際の画面と動作を確かめます。個別の画面や機能の現行仕様は、利用するサービスの公式案内で確認しましょう。

LINE公式アカウント管理画面 → リッチメニュー → テンプレート・画像・タップ時のアクションを設定

予約変更を受け付ける窓口と手順を決める

変更連絡の設計

予約変更の窓口は、LINEのトーク、フォーム、予約システムなどから一つを基本窓口として案内します。複数の連絡先を併記する場合も、どれに送れば変更手続きが始まるのかを明確にします。予約完了メッセージに窓口を載せ、リッチメニューにも案内を置けば、予約後に探しやすくなります。

手動で対応する店舗では、利用者から希望日時が届いた時点で変更確定とせず、予約枠を確認してから確定の返信をします。返信には、変更後の日時とメニューを含め、元の予約が更新されたことが分かるようにします。予約者を特定するために必要な情報は、氏名と予約日時など、店舗で照合できる項目に絞ります。

  • 変更窓口に届いた希望内容を確認する
  • 予約者と現在の予約を照合する
  • 希望日時の空き枠を確認する
  • 変更が確定した日時を返信し、予約枠の情報を更新する
変更時の伝え方

希望を受け取った返信と、変更を確定した返信を分けます。空き枠の確認が必要な運用なら、希望を受け取った段階で確定と誤解されない文面にしましょう。

キャンセルの受付と利用者への案内を整える

キャンセル対応を設計

キャンセルについては、連絡先、受付方法、受付後の返信、キャンセル後の予約枠の扱いを決めます。予約システムで受付から完了通知まで対応する場合と、スタッフがトークを確認して台帳を更新する場合では、返信や更新の担当が異なります。どの方式でも、利用者がキャンセルを申し出たあとに受付状態が分かる連絡を返す設計が必要です。

キャンセル期限や例外時の対応は店舗の方針に沿って決めます。共通の期限や規約を一律に置くのではなく、期限がある場合は予約時の案内とキャンセル窓口の説明に同じ内容を記載します。たとえば、期限後の連絡先や、営業時間外に届いた連絡をどう扱うかも、店舗で決めた手順を案内文に反映します。

キャンセルで空いた予約枠を再度受け付けるか、スタッフが枠を確認してから公開するかも決めておきます。予約台帳を使う店舗なら、キャンセルを受けた担当者が台帳の枠を更新するところまでを一連の手順にします。予約システムの自動更新に任せる場合は、実際の操作で枠の状態が変わることを事前にテストします。

期限の案内に注意

キャンセル期限や例外対応に共通の数値はありません。店舗の方針で決めた内容だけを案内文に記載し、予約時の説明とキャンセル窓口の説明で食い違いが出ないようにします。

自動返信と運用開始前の確認項目

運用前に動作確認

予約受付、変更、キャンセルそれぞれの返信文を用意し、受付完了と確定を区別します。予約希望を受け取っただけで確定しない運用なら、自動返信は受領連絡までにして、確定の連絡はスタッフが内容と空き枠を確認した後に送る方法があります。自動返信や連携がどこまで対応するかは、利用サービスの仕様に合わせてください。

LINE公式アカウントの応答メッセージは、ユーザーからメッセージを受信した際に自動返信する機能で、「キーワード応答」と「一律応答」があります。Web版管理画面では 設定 ＞ 応答設定 から応答設定を行います。キーワードをきっかけに案内する場合は、利用者が入力する言葉と、実際に設定するキーワードが一致するかも確認します。

Web版管理画面 → 設定 → 応答設定

運用開始前は、実際に利用者が操作する順でテストします。予約フォームを開く、希望日時を送る、変更を申し出る、キャンセルする、という流れを試し、返信内容と予約枠の更新まで確認します。スタッフ間では、予約情報をどこで共有するかをそろえ、LINEや予約システムを使えない場合の連絡方法も案内に含めます。

  • 予約受付と確定の返信を読み分けられるか
  • 変更の希望を受け取った後、確定した日時を返信できるか
  • キャンセルの受付返信と予約枠の更新が行われるか
  • スタッフ間で予約情報と担当者を共有できるか
  • システムを使えない場合の連絡方法が利用者に伝わるか

まとめ

LINE予約システムは、受付方式を決めるだけでなく、予約変更・キャンセルの窓口、返信、予約枠の扱いまで一体で設計することがポイントです。まずは、店舗の予約条件と受付ルールを書き出し、必要な項目、担当者、利用者への案内を決めましょう。そのうえで、選んだ方法で必要な受付と連絡が実現できるか、テストしてから運用を始めます。

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参考・出典

#LINE公式アカウント#予約管理#店舗運営#LINE予約

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